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Kostenlose Vorlagen für Hochzeitssitzpläne in Canva, Google Sheets und als PDF im ehrlichen Vergleich – plus das kostenlose Tool, mit dem Sie sich den Vorlagenschritt ganz sparen.
Mit dem Sitzplan-Tool von Wedding Studio überspringen Sie den Vorlagenschritt: Erstellen Sie die Raumaufteilung einmalig und exportieren Sie kostenlos ein gestaltetes Poster-PDF, Tischkarten, Gästeliste und Essensübersicht. Wenn Sie eine echte Vorlagendatei bevorzugen, bietet Canva das Poster und Google Sheets die Gästeliste – beides vollkommen kostenlos.
Die meisten Ratgeber behandeln beides als eine einzige Aufgabe. Die passende kostenlose Option für jeden Schritt separat zu wählen, geht jedoch schneller, als sich mit einer Datei abzumühen, die alles auf einmal versucht.
Die Namen stehen fest, die Tische sind weitgehend verteilt – jetzt fehlt nur noch die Datei. Genauer gesagt zwei: die Liste, die Sie bis zur Hochzeitswoche weiter anpassen, und das Poster auf der Staffelei, auf dem jeder Name fehlerfrei steht!
Wer nach einer „Sitzplan-Vorlage“ sucht, stößt meist auf eine Datei, die zwei verschiedene Aufgaben vereinen will. Die Zuordnung von Gast zu Tisch ist eine Tabellenaufgabe: sortierbar, durchsuchbar und flexibel anpassbar, wenn sich in den letzten Wochen Zu- und Absagen ändern. Das Sitzplan-Poster hingegen ist eine Designaufgabe: Es muss aus mehreren Metern Entfernung am Eingang gut lesbar sein und zu den Schriften der Einladungen passen. Der Name eines Gastes ist in beiden Dateien identisch – wird aber doppelt eingetippt, ohne Verbindung zwischen den Dokumenten. Die folgenden Optionen trennen diese beiden Aufgaben klar, und die letzte Lösung vereint beides auf Basis einer einzigen Gästeliste.
Keine Datei auf dieser Seite entscheidet für Sie, wer wo sitzt. Diese Planung folgt ihren eigenen Schritten: erst die Gästeliste, dann die Tischanzahl, schließlich die kniffligen Plätze – genau beschrieben in der Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Sitzplan.
| Option | Die Aufgabe | Kosten | Die Schwachstelle |
|---|---|---|---|
| Google Sheets oder Excel | Die Tischzuordnungsliste: sortieren, filtern und bei Rückmeldungsänderungen flexibel anpassen | Kostenlos | Keine Raumaufteilung und nichts, was sich auf eine Staffelei stellen lässt |
| Canva-Vorlagen für Hochzeitssitzpläne | Das gedruckte Sitzplan-Poster: per Drag-and-Drop gestalten und als druckfertiges PDF oder PNG exportieren | Kostenlos öffnen, bearbeiten und herunterladen | Eine separate Datei zur Liste. Jede Änderung erfordert das manuelle Verschieben von Textfeldern |
| Kittl-Sitzplanvorlagen | Gleiches Drag-and-Drop-Prinzip für das Poster, mit starkem Design-Fokus | Kostenlos | Die Auswahl ist standardmäßig nicht speziell auf Hochzeiten ausgerichtet |
| Ausfüllbares PDF von 101 Planners | Namen direkt in ein PDF eintragen und ausdrucken | Kostenlos | Kommt nachträglich ein Tisch hinzu, muss von vorne begonnen werden |
| TemplateLab (Word, Excel, PDF) | Gleiches Prinzip zum direkten Ausfüllen in drei Dateiformaten | Kostenloser Download | Sehr allgemein gehalten: deckt auch Klassenzimmer und Firmen-Events ab |
| Druckvorlage von Wedding Chicks | Eine einzelne Druckvorlage im Hochzeitsstil | Kostenlos | Nur eine Vorlage, ein Format, keine Tabellen-Alternative |
| Wedding Studio-Sitzplan | Beide Aufgaben aus einer Gästeliste: Raumplan als PNG, gestaltetes Poster-PDF in drei Stilen, Tischkarten, Gästeliste und Essensübersicht | Kostenlos erstellen und herunterladen, ganz ohne Registrierung | Kostenlose PDF-Exporte enthalten im Fußbereich den Hinweis „Erstellt mit Wedding Studio“ |
Alle genannten Drittanbieter-Vorlagen wurden am 29. Juli 2026 auf den jeweiligen Websites überprüft. Unsere eigene Übersicht wurde am selben Tag mit dem Exportcode abgeglichen.
Öffnen Sie eine leere Tabelle und legen Sie vier Spalten an: Name des Gastes, Tischnummer, Rückmeldestatus, Menüwahl. Das ist bereits die gesamte Tischliste – und Google Sheets oder Excel erledigen das völlig kostenlos.
Sortieren Sie nach Tischnummern, um ungleiche Plätze zu erkennen, bevor der Raum eingedeckt wird. Filtern Sie nach Status, um zwei Wochen vorher zu sehen, wer noch unsicher ist. Eine Notizspalte für Rollstuhlgerechtheit oder Begleitpersonen ohne Namen lässt sich in Sekundenschnelle aktualisieren, sobald eine späte Zusage eintrifft.
Mit einer ZÄHLENWENN-Formel für die Tischnummern-Spalte erkennen Sie überbelegte Tische sofort – lange bevor die Stühle im Saal stehen. Dieser Check dauert zehn Sekunden in einer Tabelle und existiert auf einem gedruckten Poster überhaupt nicht.
Was eine Tabelle nicht kann: auf einer Staffelei am Eingang gut aussehen. Zeilen und Spalten lassen sich am Bildschirm wunderbar lesen, aus zwei Metern Entfernung jedoch kaum. Genau deshalb braucht es für das Poster eine zweite Datei.
Canva ist die beste kostenlose Lösung für die Gestaltung des Posters.
Das Design beginnt hier mit der Anordnung: Sie platzieren Textfelder auf der Arbeitsfläche, wählen Schriften und Farben passend zu den Einladungen und entscheiden, ob ein Tisch „Weide“ oder schlicht „9“ heißt. Das ist echte Gestaltungsarbeit, und die Werkzeuge von Canva sind dafür ideal. Kittl lohnt einen Blick, falls Ihnen Canvas Hochzeitsdesigns zu ähnlich wirken – auch wenn es dort etwas länger dauert, eine passende Vorlage mit Hochzeitsflair zu finden.
Ein Canva-Poster bleibt stets unabhängig von der Gästeliste. Wechselt ein Gast an einen anderen Tisch, müssen Sie die Änderung zweimal vornehmen: einmal in der Tabelle und einmal im Design.
Das beschreibbare PDF von 101 Planners ist der kürzeste Weg von einer fertigen Liste zum gedruckten Dokument. Keine Software-Installation, keine Einarbeitung.
TemplateLab empfiehlt sich, wenn Sie lieber in Word oder Excel als in einem PDF arbeiten möchten. Wedding Chicks eignet sich für alle, die ein einzelnes hübsches Design suchen, ohne lange durch Vorlagen stöbern zu müssen.
Dieser Weg ist ideal für kleine, einfache Raumpläne – lässt sich aber kaum anpassen, sobald sich etwas ändert. Ein beschreibbares PDF bietet keinen Platz für einen zusätzlichen Tisch, geschweige denn Platz am Rand für den kurzfristig nachgemeldeten Cousin.
Für die Gästeliste allein ist eine Tabelle die beste Wahl. Google Sheets oder Excel bieten kostenlos Sortier-, Filter- und Teamfunktionen, mit denen unser Tool gar nicht erst konkurrieren will. Wenn Ihre Feier klein genug ist, dass der Sitzplan im Handumdrehen steht, reicht eine Tabelle für die Liste und eine Canva-Vorlage für das Poster völlig aus. Mehr brauchen Sie nicht.
Schwierig wird es, wenn beide Dokumente synchron gehalten werden müssen. Jede Namensänderung bedeutet: Tabelle anpassen und danach im Canva-Layout Textfelder per Hand verschieben – doppelter Aufwand für eine einzige Korrektur. Eine späte Zusage, die einen Gast von Tisch vier an Tisch neun versetzt, ist in der Tabelle mit einer Zeile erledigt. Im Poster muss jedoch ein Textfeld verschoben oder ein ausfüllbares PDF gar komplett neu ausgefüllt werden.
Unser Ansatz erspart Ihnen diese doppelte Arbeit. Behalten Sie die Tabelle für Ihre Gästeliste, wenn Sie damit gut zurechtkommen. Für die automatische Synchronisierung genügt ein kostenloses Konto.
What works well
What to watch out for
Für den Editor ist keine Registrierung erforderlich. Erstellen Sie den Raumplan, fügen Sie Tische und Gäste hinzu und weisen Sie Sitzplätze direkt auf der Leinwand zu – ganz ohne Vorlage.
Importieren Sie Ihre bestehende Gästeliste. Das Tool unterstützt CSV-, XLSX-, XLS-, TSV- und TXT-Dateien und erkennt Spalten automatisch. So wird aus Ihrer Tabelle für Zu- und Absagen im Handumdrehen der Sitzplan, ohne einen einzigen Namen neu abzutippen.
Erst beim Export kommt das kostenlose Konto ins Spiel. Aus demselben Layout können Sie exportieren:
Alles davon ist kostenlos und beginnt nicht mit einer starren Vorlagendatei.
Kostenlose PDF-Exporte enthalten einen kleinen „Made with Wedding Studio“-Hinweis in der Fußzeile. Wenn Sie stattdessen die professionell gedruckte Version auf Papier, Hartschaumplatte oder Aluminium oder als einzelne Tischkarten bestellen, entfällt dieser Hinweis. Dasselbe Konto verwaltet auch die Fotoalben für Gäste hinter 50,000+ Hochzeiten – das Sitzplan-Tool ist direkt integriert statt eine separate App zu sein.
Erstellen Sie Ihr Layout im Sitzplan-Tool mit Ihrer bestehenden Gästeliste, oder stöbern Sie in den weiteren kostenlosen Planungstools, falls der Sitzplan nicht Ihre einzige Baustelle ist.
Ja. Canva bietet eine kostenlose Vorlagenbibliothek für Sitzpläne, und 101 Planners, TemplateLab sowie Wedding Chicks stellen jeweils kostenlose, ausfüllbare PDF- oder Word-Versionen bereit. Alle können ohne Anmeldung heruntergeladen werden.
Excel oder Google Sheets für die Tischzuordnungsliste, da Sie bei neuen Zu- oder Absagen einfach sortieren und filtern können. Ein ausfüllbares PDF oder ein Word-Dokument eignet sich besser für das gedruckte Poster, sobald die Liste final feststeht.
Ja, und für die Gästeliste selbst ist es genau das richtige Tool. Legen Sie Spalten für Namen, Tischnummer und Menüwahl an und filtern oder sortieren Sie, wenn Rückmeldungen eintreffen. Google Sheets erstellt allerdings kein druckfertiges Poster; kombinieren Sie es dafür einfach mit einer Canva-Vorlage.
Ja. Die Sitzplanvorlagen von Canva lassen sich kostenlos öffnen, bearbeiten und herunterladen – ein kostenpflichtiges Konto ist nicht erforderlich. Canva eignet sich für das gedruckte Raumplan-Poster, nicht für die tabellarische Gästeliste.
Ein Sitzplan ist die Übersichtstafel am Eingang, die alle Tische auf einmal zeigt. Tischkärtchen bzw. Escort Cards sind kleine Kärtchen für jeden einzelnen Gast auf einem Tisch im Eingangsbereich, die den Weg zum Platz weisen. Entscheiden Sie sich am besten für eines von beiden – beides parallel bedeutet doppelten Aktualisierungsaufwand bei jeder Absage.
Nein. Ein Tabellenprogramm und ein kostenloses Canva-Konto decken beide Aufgaben ab, und für ein ausfüllbares PDF genügt ein einfacher PDF-Reader. Wedding Studio vereint beides direkt im Browser aus einer einzigen Gästeliste – mit kostenlosen Downloads und ohne Pflicht zur Registrierung.
Nein. Canva, Google Sheets, Excel und ausfüllbare PDFs sind kostenlos nutzbar und erfordern keinen Kauf. Kosten entstehen allenfalls beim Druck – ob auf dem eigenen Drucker oder in der Druckerei –, unabhängig von der Vorlage.
Ja. „Tischplan“ und „Sitzplan“ bezeichnen denselben Ablauf: die Übersicht darüber, wer wo sitzt. Das kann eine Tabelle, ein gedrucktes Poster oder ein direkt in einem Planungstool angelegtes Layout sein.
Greifen Sie heute Abend zur Tabelle, wenn die Namen bereits feststehen, da sich Zu- und Absagen meist bis zur Hochzeitswoche noch ändern. Sobald die Tische stehen, bildet dieselbe Gästeliste den perfekten Ausgangspunkt für die Überlegungen zu der Platzierung des QR-Codes an den Tischen. Die Platzierung hängt vom Raum ab, nicht vom Format Ihrer Liste.
Ein gedruckter QR-Code, keine App für die Gäste, Fotos und Videos in voller Auflösung in einem gemeinsamen Album, das dir gehört.
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